eventDATA: Woodstock der Blasmusik

Die Anforderung
Ein Musik-Festival der etwas anderen Art, nahe der oberösterreichischen Grenze zu Deutschland, das sich über die erste Jahre seines Bestehens vom Geheimtipp zum Publikumsmagnet entwickelt hat – das war der Informationsstand bei eventDATA-services, bevor man das erste Mal mit dem Veranstalterteam von graustein events rund um Simon Ertl und Michael Höller zusammentraf.

Das „Woodstock der Blasmusik“ als schnell wachsendes Event wandte sich im Frühjahr 2017 an die Experten von eventDATA-services Austria, um technische Lösungen für zwei Anforderungen zu entwickeln:

• Zum einen stellte die Anzahl der zu akkreditierenden Personen, schon allein aufgrund der Größe der auftretenden Ensembles, eine zunehmende logistische Herausforderung dar. Im siebten Jahr des Bestehens des Events wollte man daher den Schritt zu einer Lösung machen, die mit den zukünftigen Entwicklungen des Festivals wachsen kann und flexibel genug ist, um die Datenverwaltung für alle Akkreditierten trotzdem bedienerfreundlich zu gestalten. Auch Schnittstellen zu diversen Drittsystemen sollten möglich sein, z.B. zum 2017 ebenfalls neu eingeführten Cashless Payment System.
• Zum anderen wollten die Veranstalter der immer größer werdenden Fan-Community eine Plattform anbieten, auf der sich diese durch eine persönliche Registrierung und die Zahlung eines geringen Mitgliedsbeitrags Zugang zu speziellen Vergünstigungen und exklusiven Content sichern können.

Die Lösung
Nach intensiver Diskussion entschied sich graustein events für die CRM-basierte Lösung von eventDATA-services. Binnen weniger Wochen vor dem Event entwickelte man zum einen den Registrierungsprozess für den Woodclub, welcher nahtlos in die Webseite der Veranstaltung im „responsive design“ eingebunden wurde. Fans konnten sich vor, während und auch nach dem Event unter www.woodstockderblasmusik.at oder am Counter beim Festival registrieren und gleich eine Einzugsermächtigung für den Mitgliedsbeitrag erteilen.

In der gleichen Datenbank, basierend auf Dynamics 365, der intelligenten Cloud-basierten CRM Lösung aus dem Hause Microsoft, wurden und werden auch die zahlreichen Akkreditierungsanträge verwaltet. Musiker, Crew, Lieferanten, Aussteller, Sponsoren, bis hin zu den Marketenderinnen – für jede Rolle und bis hin zur Einzelperson können im Akkreditierungssystem von eventDATA-services die verschiedensten Parameter verwaltet werden. Auftrittsinfos für die Bands, Hotelzuweisung, Catering-Planung, Anreise- und Zutrittsinfos – auf der virtuellen Karteikarte lässt sich eine Vielzahl von Attributen auf einen Blick erfassen und dient damit einer noch besseren Planung der Abläufe vor Ort, einer Optimierung von Ressourcen und damit auch der Schonung der Umwelt.

Die Anträge konnten Bands, Lieferanten und Medien über Online-Portale stellen – was wiederum eine wesentliche Erleichterung für das Team vor Ort bedeutete.

„Der Zeitplan für die Umsetzung war wirklich sportlich, umso mehr freut es uns, dass wir mit unseren Lösungen die Professionalität dieses Events weiter steigern konnten. Dank der guten Zusammenarbeit mit dem Team von graustein sind wir sicher, dass die im ersten Jahr umgesetzten Neuerungen in den Folgejahren viele Früchte tragen werden“, sagt Armin Hessenberger, COO bei eventDATA-services und Projektleiter für das Woodstock der Blasmusik.